Revue Podio

Fonctionnalités de Podio

En ce qui concerne les fonctionnalités, Podio n’est pas aussi clair que la plupart de ses concurrents, comme Asana ou Wrike. Contrairement à eux, il ne propose que très peu de fonctions prêtes à l’emploi, attendant plutôt de vous que vous les ajoutiez à votre guise. C’est incroyablement déroutant au début – ce qui n’est pas aidé par son interface horrible (nous y reviendrons plus tard) – et nous avons des doutes quant à l’efficacité de tout cela.

Cela dit, une partie de notre problème avec Podio est que nous le jugeons en tant qu’outil de gestion de projet. Lorsqu’il est considéré comme un outil plus général qui peut faire de la gestion de projet – l’accent est mis sur certains – ainsi que le suivi des clients et d’autres fonctionnalités que vous associeriez plutôt à un logiciel de gestion de la relation client (CRM), alors il pourrait être plus intéressant. En tant que simple solution de gestion des tâches, cependant, il est faible.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, nous devons d’abord définir nos conditions. Podio a décidé de s’approprier plusieurs termes couramment utilisés pour désigner des caractéristiques et des fonctions spécifiques de son logiciel. Entre ce jargon idiosyncrasique et l’interface, la courbe d’apprentissage est inutilement raide : il nous a fallu plusieurs heures pour nous familiariser avec Podio.

Espaces de travail Podio

Le travail dans Podio est divisé en “espaces de travail”, qui peuvent représenter des divisions au sein d’une entreprise, ou différentes équipes ; c’est à vous de décider.

Chaque espace de travail peut accueillir plusieurs “applications”, qui sont des modules adaptés à un usage spécifique. Nous sommes conscients que c’est vague, mais il est assez difficile de décrire quelque chose que vous pouvez adapter à volonté comme vous pouvez le faire avec les applications de Podio.

C’est sans aucun doute la plus grande force de Podio. Vous pouvez personnaliser les applications pour en faire ce que vous voulez : une base de données de clients, un calendrier de projets, un agenda, comme vous le souhaitez. Il y a beaucoup de choses à bricoler ici et nous admirons la flexibilité qu’il offre.

Cependant, cette force est aussi une faiblesse. S’il est agréable de bénéficier d’une telle liberté, Podio est extrêmement difficile à prendre en main. En conséquence, vous allez passer pas mal de temps à flâner.

Un autre problème est celui du temps : bien qu’il soit formidable de pouvoir adapter les applications à ses goûts, tout le monde n’aura pas le temps de s’occuper de la mise au point d’une application, sans parler de plusieurs applications. De nombreux professionnels ont besoin d’un outil de gestion de projet pour être rapidement opérationnels ; ils n’ont pas le temps de s’occuper de l’équivalent numérique des meubles IKEA.

Marché des applications Podio

Il existe cependant une solution à ce problème, sous la forme d’applications prêtes à l’emploi, que l’on peut trouver sur le marché des applications. Celles-ci sont conçues par des membres de l’équipe de Podio ainsi que par d’autres utilisateurs et vous déchargent d’une grande partie du travail de conception d’applications. En même temps, vous pouvez toujours personnaliser les applications comme vous le souhaitez, ce qui en fait une bonne solution dans l’ensemble, bien qu’un peu trop fastidieuse à notre goût.

L’un des problèmes que nous avons rencontrés est que de nombreuses applications exigent que vous ayez déjà une bonne connaissance de Podio. Un autre problème est qu’une grande partie des fonctionnalités que l’on trouve dans les outils spécialisés (comme les diagrammes de Gantt ou la mise en place de dépendances) ne peuvent pas être trouvées dans Podio, ce qui signifie qu’il est un peu limité en tant que plateforme de gestion de projet.

Podio Gestion des tâches

Les espaces de travail et les applications ne sont que le cadre de Podio. Le véritable travail se fait avec ce que l’on appelle les éléments au sein des applications. Bien que le terme “élément” revienne souvent dans la documentation de Podio, il est difficile de définir ce qu’ils sont. Podio l’admet lui-même et vous encourage à les considérer comme des “documents sociaux vivants”.

Nous n’avons aucune idée de ce que cela signifie. Dans la pratique, cependant, les éléments sont simplement les choses qui se trouvent à l’intérieur des applications. Si vous créez une base de données clients, chaque entrée est un élément ; si vous voulez garder une trace des projets, chacun d’entre eux est – vous l’avez deviné – un élément. Cela dit, si le terme “document social” vous fait vibrer, c’est à vous de jouer.

Cela nous amène à un problème majeur que nous avons avec Podio : même s’il est en quelque sorte commercialisé comme un outil de gestion de projet, il ne fait pas un très bon travail de gestion des tâches. Par exemple, dans le modèle qui vous est proposé lorsque vous démarrez avec Podio, il y a une application appelée “projets”. Cliquez dessus et vous verrez apparaître une sorte de tableau Kanban.

Il s’agit en quelque sorte d’un tableau Kanban, chaque carte représentant une tâche. Toutefois, compte tenu de la façon dont il est nommé et des exemples de cartes qui vous sont donnés, on pourrait penser que vous pouvez utiliser chaque carte pour gérer un projet distinct. Mais ce n’est pas le cas. Des tâches peuvent être ajoutées à chaque carte – il s’agit en fait d’une liste de contrôle – mais c’est à peu près tout.

À la rigueur, vous pourriez utiliser Podio comme un tableau kanban, mais sans la vue d’ensemble et les fonctionnalités approfondies des meilleures applications kanban.

Si vous attendez de Podio plus que des fonctionnalités basiques de gestion des tâches, vous allez devoir devenir très doué pour créer vos propres applications, ou simplement passer à quelque chose comme Asana ou monday.com.

Outils de collaboration

Bien que nous ne soyons pas sûrs d’utiliser Podio comme logiciel de gestion de projet, il pourrait être très utile en tant qu’outil d’aperçu pour les responsables de grandes organisations ou pour ceux qui ont plusieurs équipes sous leur responsabilité. En effet, bien qu’il ne donne qu’une vue d’ensemble du travail en cours, il permet d‘établir très facilement des liens entre les équipes et les ressources des différents départements.

L’intranet en est un bon exemple : il s’agit d’un centre de messagerie de type Facebook où tout le monde peut voir ce qui s’est passé dans un espace de travail. À l’instar de Facebook – ou de la plupart des autres médias sociaux – les membres de l’équipe peuvent réagir à des événements (comme la création d’un nouveau projet) ou aux commentaires d’autres personnes. La communication au sein d’un service devrait s’en trouver grandement facilitée, en particulier dans les grandes entreprises.

Flux de travail automatisés

Ce qui est encore mieux, cependant, ce sont les flux de travail automatisés de Podio, qui fonctionnent plus ou moins comme des solutions sans code telles que Zapier ou Make. Ils vous permettent de mettre en place des automatisations simples entre les applications en quelques clics de souris.

Notez bien que nous avons dit ” simple “ : par rapport aux applications dédiées, les options proposées sont un peu faibles. Par exemple, vous ne pouvez pas définir de déclencheurs, sauf lorsque Podio vous le demande, et vous êtes limité dans le nombre d’actions auxquelles vous pouvez assigner des déclencheurs. Il s’agit néanmoins d’un petit complément intéressant pour les personnes qui apprécient la flexibilité de Podio.

Caractéristiques de Podio

Convivialité

Ce qui l’est moins, c’est la convivialité de Podio, ou plutôt son manque de convivialité. C’est l’une des interfaces les plus ennuyeuses que nous ayons eu le déplaisir d’utiliser, avec des menus qui n’ont pas de retour facile, pas de hub central auquel on peut toujours revenir, rien de tout cela. Honnêtement, cela a fait de l’évaluation du programme une corvée et nous a fait réévaluer toutes les interfaces que nous avons utilisées jusqu’à présent.

C’est au début du tutoriel que nous nous sommes rendu compte que ce programme allait être mauvais. Obtenir un compte Podio était facile – il suffisait de cliquer sur les bons boutons sur le site web – et le tout premier écran que nous avons vu semblait assez standard, aussi : l’interface normale avec une barre noire à droite avec le tutoriel. C’est la norme.

En cliquant sur le bouton “créer un projet”, une liste de toutes les étapes nécessaires s’affiche dans la barre latérale. Chaque étape est accompagnée d’un petit point vert clignotant qui se déplace sur l’écran pour vous indiquer où cliquer ou quoi faire. Le “tutoriel” consiste en ce que les utilisateurs de Podio suivent ce point comme des félins accros à la méthamphétamine. Podio est assez unique en son genre, et nous savons pourquoi : c’est nul.

Le pire, c’est que vous ne pouvez pas sauter une étape, car si vous le faites, le point restera là où il est jusqu’à ce que vous ayez coché la tâche sur votre liste. On a l’impression qu’un point nous fait la leçon.

Cette méfiance à l’égard de l’utilisateur s’étend également à d’autres choses : la suppression d’une application en est un exemple. Lorsque vous le faites – après avoir trouvé le bon bouton, ce qui demande un peu d’entraînement – vous n’obtenez pas la boîte de dialogue “Êtes-vous sûr ?”, que la plupart d’entre nous apprécient. Au lieu de cela, vous devez taper “supprimer cette application” dans une boîte de dialogue spéciale et puis cliquez sur une case avec le bouton exactement le même texte.

Je pense que si vous craignez de mal cliquer quatre fois de suite, Podio est une bonne option. Pour les autres, il est probable qu’ils seront simplement ennuyés.

Gérer les tâches avec Podio

Notre agacement à l’égard de Podio ne s’arrête pas là. Une fois que vous utilisez activement le programme, il y a beaucoup d’autres choses qui font monter la pression sanguine. Un choix étrange est l’absence d’un tableau de bord permettant d’accéder à toutes les fonctionnalités du programme ; au lieu de cela, vous disposez de plusieurs tableaux de bord pour différents types d’utilisation.

Il n’existe pas non plus de moyen simple de passer d’un écran à l’autre, ce qui peut s’avérer exaspérant. De plus, lorsque vous accédez à une application ou à un autre élément, il n’y a aucun moyen de revenir en arrière ou de passer d’un écran à l’autre. Au final, vous cliquez beaucoup et vous devez utiliser le bouton “retour” de votre navigateur assez souvent. C’est bizarre.

La gestion des tâches n’est pas beaucoup plus facile : bien que chaque entrée soit assez simple à créer en appuyant sur la touche “T” de votre clavier, elle sera assignée à l’élément sur lequel vous vous trouvez à ce moment-là. Si vous ne gardez pas un œil sur l’endroit où vous vous trouvez (ce qui n’est pas facile avec Podio), vous risquez d’ajouter une tâche au mauvais élément ou à la mauvaise application.

De plus, le seul moyen d’avoir une vue d’ensemble de vos tâches est l’écran ci-dessus. Il est donc très difficile de savoir ce qui doit être fait. En utilisant Podio, on a vraiment l’impression de lutter contre le programme plutôt que d’être aidé par lui. Le pouce en bas.

Sécurité et confidentialité

En matière de sécurité et de confidentialité, Podio est régi par les règles établies par Citrix, son développeur. En ce qui concerne la protection de la vie privée, l’entreprise recueille des données sur les utilisateurs. lot de vos données, qu’il s’agisse des informations personnelles que vous saisissez pour obtenir un compte, des informations provenant des fichiers que vous téléchargez – ce qui est à proscrire – ou des données de localisation de votre téléphone.

Selon Citrix, elle a besoin de toutes ces informations pour améliorer ses services et vous offrir de meilleurs produits, mais honnêtement, c’est un peu trop. Beaucoup d’autres services font un excellent travail dans ce domaine sans avoir besoin d’autant de données, c’est pourquoi nous retirons quelques points à Podio.

Service et support

Dans l’ensemble, nous ne sommes pas époustouflés par l’assistance clientèle de Podio. Bien qu’il réponde aux tickets d’assistance assez rapidement et de manière assez complète, la base de connaissances laisse beaucoup à désirer. Comme c’est le seul moyen dont vous disposez pour connaître le logiciel, cela peut être un problème.

Mais parlons des bonnes choses ! L’assistance directe de Podio  qui consiste à contacter l’entreprise pour obtenir de l’aide – est tout à fait décente. Nous avons envoyé un ticket par courriel pour demander des essais gratuits (il n’y en a pas) et nous avons reçu une réponse en une heure environ. La mise en forme de la réponse était un peu maladroite, mais elle répondait à la question en temps voulu, donc pas de problème.

Le centre d’aide de Podio est une autre histoire. S’il est clair que les auteurs des articles croient fermement en leur produit, les articles sont remplis à ras bord de jargon spécifique à Podio, ce qui les rend difficiles à lire pour un débutant. De plus, il n’y a pas de cours pour débutants comme pour Asana, par exemple, et vous devrez donc choisir des articles au hasard dans la liste figurant sur la page d’assistance. Le simple fait d’étiqueter les articles d’une série serait d’une grande aide.

Dans l’ensemble, nous ne sommes pas de grands fans de Podio. Peut-être parce que nous sommes une petite entreprise et que nous ne comprenons pas bien les fonctionnalités offertes par Podio, ou peut-être parce que nous sommes habitués à des solutions prêtes à l’emploi comme monday.com, mais nous n’avons tout simplement pas réussi à nous familiariser avec Podio. Bien que le ciel soit censé être la limite, grâce à sa flexibilité, tout ce que nous avons pu voir, c’est un produit qui n’arrive pas à décoller.

Le plus grand obstacle à l’utilisation de Podio est l’interface et les tutoriels. Peut-être que si ceux-ci étaient meilleurs, nous aurions creusé un peu plus pour trouver où Podio excelle. Après avoir passé quelques heures avec Podio, nous sommes prêts à abandonner. Il existe tout simplement de bien meilleures solutions de gestion de projet.