La plupart des projets échouent en raison de l’absence d’un système approprié, nous dit ProofHub dans sa vidéo d’introduction. Les outils de gestion de projet fournissent ce système, en ajoutant une structure et une responsabilité à vos plans. Dans cet examen de ProofHub, nos experts en gestion de projet verront comment il se compare aux meilleurs logiciels de gestion de projet.
La page de témoignages de ProofHub est remplie de rapports de clients satisfaits provenant d’une sélection impressionnante d’entreprises. ProofHub compte plus de 85 000 clients, dont la NASA, Disney et Nike.Le site web de ProofHub propose également des comparaisons directes avec plusieurs autres outils, dont Wrike, Trello et Asana.
Fonctionnalités de ProofHub
Il faut savoir que ProofHub offre une large gamme de fonctionnalités, ce qui lui permet d’être affiché en haut de la liste des meilleurs logiciels de gestion de projet. Vous verrez en détail dans cette partie toutes les fonctionnalités que cet outil propose.
La vue des tâches de ProofHub
La vue des tâches de ProofHub vous permet de créer plusieurs listes de tâches, de les remplir avec des tâches et de les diviser avec des listes de contrôle de sous-tâches. Cela vous permet de définir la structure de vos projets. Vous pourriez vouloir donner à chaque membre de l’équipe sa propre liste ou avoir des listes pour différents objectifs ou périodes de temps.
Vous pouvez modifier l’état des tâches en cliquant sur un cercle sur chacune d’entre elles. Elles commencent par un statut “nul”, ce qui n’indique pas immédiatement ce que fait le bouton “statut”. Les cercles se transforment en “à faire” et “terminé” lorsque vous cliquez sur le bouton.
L’affichage du calendrier vous permet de planifier votre temps, en vous montrant les tâches, les événements et les étapes à venir au cours du mois suivant. Vous pouvez tout visualiser ou voir uniquement ce qui vous a été attribué ou à un autre membre de l’équipe.
Permissions des utilisateurs de ProofHub
Une page dédiée aux personnes vous permet de suivre les membres de votre équipe et de les affecter à des groupes. Vous pouvez voir qui a été invité et qui ne s’est pas connecté, ainsi que révoquer des adhésions.
Vous pouvez également définir directement les mots de passe des utilisateurs, ce qui est une fonctionnalité inhabituelle.
Cela signifie que les comptes des utilisateurs sont étroitement liés à votre équipe, contrairement à Trello par exemple, qui oblige les utilisateurs à créer leurs propres comptes, puis à rejoindre les équipes qui les invitent.
La chronologie est une fenêtre contextuelle située à droite de l’écran qui enregistre les modifications apportées par les membres de l’équipe. C’est un outil fantastique pour voir ce que tout le monde a fait et c’est un bon moyen de responsabiliser les gens. Si vous avez besoin de savoir quand les modifications sont enregistrées, ProofHub est un excellent choix.
La vue de Gantt de ProofHub
La vue Gantt de ProofHub vous permet de voir comment les tâches s’imbriquent les unes dans les autres et de repérer les obstacles potentiels dans votre calendrier, ainsi que d’évaluer l’impact des retards.
Elle vous permet également de créer des dépendances. Vous pouvez le faire en faisant glisser les points situés à la fin des tâches. Vous pouvez également faire glisser les tâches pour les replanifier et organiser les choses visuellement. Cela peut être gênant, mais en général, cela fonctionne bien.
Les différentes vues vous permettent d’afficher les tâches de plusieurs projets ensemble, de sorte que si vous avez beaucoup de choses en cours, vous pouvez voir comment tout s’imbrique et repérer quand les gens sont plus ou moins occupés.
Chaque utilisateur dispose de sa propre page affichant les tâches qui lui ont été attribuées, éventuellement dans le cadre de plusieurs projets. Chacun dispose également de sa propre liste de tâches, appelée de manière amusante “quickies”.
Notes de ProofHub
ProofHub dispose d’un système de notes qui vous permet de prendre des notes textuelles et de les partager avec votre équipe.
Vous pouvez également les coder par couleur, de sorte que vous pouvez en utiliser certaines pour les informations essentielles et d’autres pour les détails concernant le client ou tout autre élément dont vous avez besoin. Les applications de prise de notes sont un excellent moyen de documenter votre projet au fur et à mesure que vous travaillez.
La fonction Chats de ProofHub
ProofHub fait un bon travail de communication, vous permettant de démarrer des chats de groupe, ainsi que des chats privés avec les membres de l’équipe. Il existe une application de messagerie en bas à droite de l’écran pour les chats en direct, ainsi que des discussions, qui vous permettent d’avoir des conversations en cours. Vous pouvez y joindre des fichiers.
ProofHub gère bien les fichiers. Il vous permet de les télécharger et de les partager, et sa visionneuse de fichiers intégrée vous permet de visualiser des images et des fichiers .pdf.
Vous pouvez également laisser des commentaires sur ces fichiers. Cependant, il n’a pas lu les fichiers vidéo ou audio que nous avons téléchargés et a marqué notre fichier vidéo d’une note de musique, de sorte qu’il n’est pas parfait. Si vous stockez des fichiers multimédias, notre article sur le meilleur stockage en nuage pour les vidéos vous sera utile.
Outre le téléchargement à partir de votre ordinateur, vous pouvez utiliser Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive et Box sans avoir besoin de configurer quoi que ce soit.
Enfin, ProofHub vous permet également de contrôler si et à quelle fréquence vous êtes notifié des messages. Vous pouvez également décocher la case “courrier indésirable”, appelée “mises à jour relatives aux produits”, sur la page des options.
Intégrations ProofHub
Il s’agit d’intégrations, mais la plupart de ce qui est disponible était installé par défaut dans notre essai et il n’y avait pas beaucoup d’extras. Il n’y avait pas d’intégration Zapier, par exemple.
Stockage de fichiers
Bien que ProofHub prenne en charge une bonne sélection de services de partage de fichiers, il n’y a pas beaucoup de possibilités de l’étendre au-delà de ce qu’il fait par défaut.
Heureusement, c’est déjà beaucoup. Il offre de nombreuses options de visualisation et de communication et constitue un bon choix si vous souhaitez conserver votre travail en un seul endroit.
Vous disposez d’une capacité de stockage de 15 ou 100 Go, selon votre forfait. Cela conviendra à la plupart des gens, mais si vous travaillez avec des vidéos, vous en voudrez plus.
Outre cela, l’application propose des options d’importation et d’exportation de données, mais elles sont limitées. Vous ne pouvez importer qu’à partir de Basecamp et exporter vers un fichier .html. Il n’y a pas d’option pour exporter un fichier .csv ou vers un outil particulier.
Même ProofHub ne peut pas importer le fichier .html qu’il exporte, mais les programmeurs pourront en extraire quelque chose. De plus, bien que vous puissiez exporter vos données plus d’une fois par jour, une seule copie sera créée chaque jour. L’exportation prend également un certain temps, mais ce n’est pas inhabituel.
Le fichier .html exporté contient une version complète de votre projet sous la forme d’un mini-site web, ce qui est utile pour y jeter un coup d’œil, à défaut de pouvoir l’importer vers un autre service.
Suivi de temps
Les fonctions de suivi du temps de ProofHub vous permettent d’estimer le temps nécessaire et d’enregistrer les heures réellement passées sur le projet. Cela vous permet de savoir à quel point vous avez été précis et peut vous aider à voir où sont passées les heures supplémentaires et à améliorer votre productivité sur plusieurs projets.
Il comprend un minuteur qui simplifie le suivi et est facile à utiliser. Il suffit de cliquer dessus pour qu’il apparaisse en bas à gauche de l’écran. Cliquez sur “enregistrer” et vous pourrez affecter le temps suivi à un projet et ajouter les détails nécessaires.
Rapports ProofHub
La page de rapport de ProofHub vous donne une vue d’ensemble des problèmes, en vous indiquant si les tâches et les étapes sont en retard, et en vous permettant de voir ce que chaque membre de l’équipe a à faire. C’est utile si vous voulez savoir s’il faut ralentir ou accélérer les choses.
Espace personnalisée
Si vous souhaitez que votre équipe se sente plus à l’aise, vous pouvez utiliser votre propre logo et choisir une couleur d’arrière-plan.
Vous pouvez également choisir un thème pour votre page de connexion. Le choix est vaste, comme le thème de l’arc-en-ciel, avec des nuages qui flottent et un arc-en-ciel animé.
Vous pouvez également choisir un nom de domaine personnalisé, ce qui est une bonne chose.
Si vous ne pouvez pas attendre d’être au bureau, ProofHub vous propose des applications Android et iOS.
Caractéristiques de ProofHub
Convivialité
Il ne faut pas longtemps pour commencer à utiliser ProofHub. L’inscription à l’essai gratuit est rapide et facile, et il n’est pas nécessaire d’entrer des données de carte de crédit. Un numéro de téléphone est demandé, ce qui ne vous empêche pas d’en inventer un. Quelques questions vous sont posées et vous avez la possibilité de demander une démonstration.
La connexion est toutefois ennuyeuse car vous devez entrer votre URL personnalisée avant votre combinaison email et mot de passe, et nous pouvons voir des gens qui l’oublient ou ne l’écrivent pas.
Une fois connecté, vous pouvez choisir votre palette de couleurs, donc si vous n’aimez pas celle des captures d’écran, c’est de notre faute.
Un écran permet d’inviter des collègues, puis une vidéo d’introduction de quatre minutes est présentée.
Une fois dans l’outil proprement dit, un exemple de projet est fourni pour vous montrer la structure de base de ProofHub. Il comprend des listes de tâches, dont beaucoup correspondent aux commandes et aux fonctionnalités du logiciel. Si vous les parcourez toutes, vous aurez une bonne idée du fonctionnement de l’outil à la fin. La meilleure façon d’apprendre est de le faire.
L’exemple de projet comprenait des commentaires et des notes postés en notre nom, ce que nous avons trouvé insolent. L’un d’entre eux disait que nous recommandions ProofHub, par exemple. Vous devrez terminer l’évaluation pour savoir si c’est réellement le cas.
L’exemple de projet a cessé de fonctionner la deuxième fois que nous nous sommes connectés. Nous avons essayé de nous déconnecter et de nous reconnecter, mais nous n’y sommes pas parvenus, et nous avons dû attendre un certain temps avant que le projet ne fonctionne. Nous avons consulté la page d’état du système et il semble que l’ensemble du site web ait eu des problèmes de connectivité. Cela ne nous est toutefois arrivé qu’une seule fois lors de nos tests.
Création de projets dans ProofHub
Il est facile de créer des projets. Si vous avez plusieurs projets similaires, vous pouvez créer un modèle ou copier un projet existant lorsque vous avez besoin de dupliquer votre configuration. Malheureusement, aucun modèle n’est inclus pour vous aider à démarrer.
Les tâches sont faciles à créer et à classer dans des listes. Chacune d’entre elles contient de nombreuses informations. Outre la description de base, elles peuvent être étiquetées, ce qui indique leur priorité et leur état d’avancement. Vous pouvez les assigner à des personnes, leur donner des dates d’échéance, faire des commentaires et y joindre des fichiers.
L’interface est claire et les commandes vous invitent à jouer avec elles pour voir ce qu’elles font. Elle est généralement facile à comprendre, mais n’est pas aussi simple que Trello ou aussi bien conçue que monday.com.
Parfois, les choses n’ont pas fonctionné comme prévu, mais nous avons toujours réussi à les résoudre en jouant un peu. ProofHub se situe dans la partie la plus facile du spectre lorsqu’il s’agit de faire avancer les choses.
Utiliser ProofHub
La navigation est rapide et les commandes réagissent rapidement, ce qui n’est pas toujours le cas avec les outils basés sur un navigateur et fait une grande différence dans l’expérience momentanée de leur utilisation.
Nous avons vu sur le web des plaintes concernant la lenteur générale, mais ce n’est pas ce que nous avons constaté. Il y a eu des retards occasionnels. Cocher des tâches prenait une seconde à un moment donné et l’ajout de dépendances de tâches était maladroit.
La mise en page ne fonctionnait pas correctement lors du redimensionnement et de la restauration de la fenêtre.
Il y a aussi d’autres faux pas. Le fait d’avoir deux menus “gérer” avec la même icône semble inutilement déroutant.
Les thèmes de connexion attrayants sont faciles à manquer sur la page “gérer le compte”. L’ouverture de cette page sélectionne automatiquement la case à cocher “Restriction de l’accès aux adresses IP”, ce qui vous empêche de la fermer si vous effectuez d’autres modifications sans la décocher. C’est maladroit et cela rend difficile l’utilisation de deux fonctionnalités importantes.
À une occasion, la fenêtre de temporisation de ProofHub a disparu alors qu’elle était apparemment toujours en cours d’exécution et les menus du programme ont également cessé de s’ouvrir correctement à un moment donné.
Dans l’ensemble, cependant, ProofHub obtient de bons résultats. Ses problèmes occasionnels sont compensés par son interface utilisateur généralement de haute qualité et lisible.
Sécurité et confidentialité
La page consacrée à la sécurité sur le site web de ProofHub fournit des informations sur les mesures prises pour vous protéger contre la cybercriminalité, mais elle ne nous dit pas tout ce que nous aimerions savoir.
La politique de confidentialité de ProofHub est plus détaillée et peut être lue et comprise sans diplôme de droit. ProofHub dit tout ce qu’il faut, promettant de ne pas transmettre vos données à quiconque sans mandat et de vous informer des demandes de données si la loi l’y autorise. En gros, il dit qu’il ne fait rien d’autre que ce que vous attendez de vos informations.
Elle respecte les cadres du bouclier de protection de la vie privée UE-États-Unis et Suisse-États-Unis et dispose d’un contact par courrier électronique si vous souhaitez savoir comment vos données sont utilisées. Les données sont supprimées de ses serveurs dans les 15 jours suivant la fermeture de votre compte.
ProofHub utilise le protocole SSL pour protéger les données en transit, mais nous ne connaissons pas la version TLS utilisée. Il ne crypte pas les données au repos.
Nous avons remarqué que sa fonction d’exportation .html produisait un fichier qui nous permettait de télécharger des fichiers à partir de son serveur sans avoir à saisir à nouveau un mot de passe. Cela nous a semblé généreux, mais il faut trouver un équilibre entre la sécurité et la commodité.
Nous pouvions également fermer notre session de navigation et y revenir sans avoir à nous connecter à nouveau.
Il n’y a pas d’authentification à deux facteurs, ce qui est regrettable.
ProofHub assure l’essentiel, mais ne va pas plus loin que certaines plateformes.
Service et Support
Un point d’interrogation en haut à droite de l’interface de ProofHub permet d’accéder à la page d’aide et d’assistance qui lui est consacrée. Elle contient plus de 100 articles expliquant les différentes caractéristiques et fonctions de l’outil. Plusieurs vidéos sont également disponibles si vous préférez apprendre de cette manière.
La page d’assistance comprend un formulaire de contact, une adresse électronique et une adresse Twitter, ce qui vous donne plusieurs méthodes pour les contacter.
L’assistance de ProofHub est listée comme contact par défaut dans la fenêtre de chat en direct que vous utilisez pour parler avec vos coéquipiers. Nous avons eu une surprise en essayant de poser une question, car il s’avère que cliquer sur le contact d’assistance dans le système de messagerie instantanée vous redirige simplement vers la page d’assistance habituelle, qui n’a pas d’option de chat en direct.
Un bouton sur la page d’assistance vous demande quel canal vous préférez utiliser pour entamer une conversation, mais vous n’avez qu’un seul choix : l’e-mail.
Nous avons donc utilisé le formulaire de contact pour demander si l’authentification à deux facteurs était disponible. Nous avons reçu une réponse environ six heures plus tard, ce qui est impressionnant car nous avons posé notre question tard le dimanche, à l’heure des États-Unis. Nous avons été satisfaits de la réponse rapide de ProofHub à notre demande et sa base de connaissances était bonne, mais nous n’avons pas aimé son option de chat en direct inexistante.
Prix
La plupart des services de gestion de projet facturent par utilisateur, mais ProofHub adopte une approche différente. Vous payez un forfait et pouvez ajouter autant d’utilisateurs que vous le souhaitez à vos projets.
ProofHub se décline en deux versions. Le plan Essentiel coûte 45 $ par mois et vous offre les fonctionnalités de base pour votre équipe. Le plan Ultimate Control offre de nombreuses fonctionnalités supplémentaires, telles que le contrôle du réseau, la personnalisation des rôles et l’exportation des données. Vous bénéficiez également d’une assistance prioritaire.
Le plan Ultimate Control coûte 89 $ par mois au moment de la rédaction de ce document, ce qui représente une réduction par rapport au prix habituel de 150 $ par mois. C’est l’une des offres les moins chères du marché et c’est particulièrement intéressant si vous avez une équipe de taille moyenne à grande.
Les organisations à but non lucratif peuvent économiser encore plus en bénéficiant d’une réduction de 20 % ; contactez ProofHub pour savoir si vous pouvez en bénéficier.
Si vous souhaitez le tester, vous pouvez le faire grâce à une généreuse période d’essai de 30 jours. Si vous vous inscrivez ensuite, vous pouvez payer par carte de crédit ou PayPal, ainsi que par virement bancaire avec facturation annuelle.
Essentiel
- 40 projets
- Utilisateurs illimités
- 15 Go de stockage
Contrôle ultime
- Projets illimités
- Utilisateurs illimités
- 100GB de stockage
- Fonctionnalités avancées
ProofHub est bon marché, propose une longue période d’essai gratuite et de nombreuses réductions et modes de paiement. Il obtient donc un bon score et constitue un excellent choix si vous recherchez un outil peu coûteux pour une équipe de taille moyenne à grande.
Points forts et points faibles
Points forts :
- Bon marché, en particulier pour les grandes équipes
- Forte intégration du partage de fichiers
- Facile à utiliser
Faiblesses :
- Intégrations limitées, importation et exportation
- Problèmes mineurs d’interface
Réflexions finales
ProofHub a beaucoup à offrir. Il est facile de créer des tâches et des listes, et il offre de nombreuses vues et fonctionnalités. Ses outils de communication sont bons et le partage de fichiers n’est pas mal non plus.
Il n’est pas le plus performant en matière de sécurité, mais il est pratique à utiliser. S’il n’y avait pas quelques problèmes d’utilisation, il serait l’un des meilleurs outils disponibles. Dans l’état actuel des choses, il s’agit d’un choix décent, mais qui ne se démarque pas de la concurrence.
Il vaut cependant la peine d’être surveillé. Quelques retouches à l’interface et de meilleurs temps de réponse à certains endroits en feraient l’un des outils les plus performants du marché.
Si vous avez essayé ProofHub, n’hésitez pas à nous faire part de vos impressions dans les commentaires. Merci pour votre lecture.
